Inför valet av projektsystem är det viktigt att prioritera sina krav för att enkelt kunna jämföra olika projektsystem med varandra. Det kan vara svårt att veta vilka funktioner som är avgörande för att optimera just er verksamhet. Oftast brukar prioritering ske efter sina processer och utmaningar i en lista, för att sedan kunna jämföra det med olika projektsystems funktionalitet. Det kan dock vara svårt att veta vilka moderna funktioner som kan lösa specifika utmaningar. Här kommer några av de vanligaste krav som ställs på projekthanteringssystem.
1. Projektplanering och resurshantering
- Funktionalitet för att skapa och hantera projektplaner, inklusive uppgifter och delprojekt.
- Resursallokering för att tilldela personal och material till specifika projektuppgifter och övervaka tillgänglighet och arbetsbelastning.
- Möjlighet att visualisera projektplaner och resursanvändning med Gantt-scheman, vilket underlättar överblick och justeringar av projektets tidslinje.
2. Ekonomisk övervakning
- Funktioner för att upprätta och följa upp projektbudgetar och faktiska kostnader.
- Smidig fakturering baserad på projektaktiviteter, tidrapportering och avtalade prissättningar.
- Rapporter för finansiell uppföljning som ger insikt i projektets lönsamhet och kostnadseffektivitet.
3. Dokument- och filhantering
- Centraliserat system för lagring, delning och versionshantering av alla projektrelaterade dokument.
- Säker åtkomst till projektmaterial från olika enheter, med kontroll över behörigheter för olika användargrupper.
4. Kommunikation och samarbetsverktyg
- Inbyggda kommunikationsverktyg som underlättar kommunikation och feedback inom projektteamet.
- Möjligheter till att fördela uppgifter och faser i prioriteringsordning.
5. Tidrapportering och analys
- Enkel och intuitiv tidrapportering kopplad till projektuppgifter för korrekt uppföljning av arbetad tid.
- Möjlighet till detaljerade tid- och kostnadsrapporter, vilket hjälper till med uppföljning och optimering av projektresurser.
6. Mobilversion
- Den moderna arbetsmiljön kräver ofta att användare skall kunna rapportera tid, hantera uppgifter och kommunicera oavsett plats och enhet.
- Möjlighet att anpassa appen för att möta specifika behov och krav från olika användargrupper inom företaget.
7. Utlägghantering
- Möjlighet att enkelt registrera och rapportera utlägg direkt via mobilappen, vilket underlättar för användare som är på resande fot.
- Funktionalitet för att ta foton av kvitton och direkt ladda upp dessa till systemet, vilket eliminerar behovet av att bevara fysiska kvitton och förenklar attesteringen.
- Automatisk koppling av utlägg till relevanta projekt och aktiviteter för att säkerställa korrekt fakturering och budgetuppföljning.
- Inbyggda attestflöden som tillåter chefer och ekonomipersonal att snabbt granska och godkänna utlägg.
8. Integration med andra system
- Möjlighet att integrera med andra affärssystem såsom beslutsstöd, CRM, ekonomisystem och HR-plattformar för en sömlös dataöverföring och ökad automatisering av arbetsflöden.
Summering - era största utmaningar är kravspecifikationen
Det är inte enkelt att kravställa system. Det finns massvis med ny funktionalitet och det är inte alltid som ni som företag kan vara uppdaterade på vilka funktioner som skulle vara bäst för just er. Det är därför bra att hämta inspiration från tidigare kravspecifikationer som ovan. Men slutsatsen är ändå att en kravspecifikation skall utgå från era största utmaningar. Utvärdera era behov, era största utmaningar och gradera dem i prioriteringsordning. Hör därför av er till leverantörer av projekthanteringssystem som får demonstrera just sina lösningar på de behoven.
